Datenschutzerklärung gem. Europäischer Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) für den Ortsverein Hennickendorf
Wir, der Ortsverein Hennickendorf e.V. pflegen enge Kontakte mit unseren Mitgliedern, sofern dies durch die Mitglieder nicht ausdrücklich abgelehnt wird. Ein Informationsaustausch über die Vereinsarbeit kann zum Beispiel nur erfolgen, wenn die Mitglieder mit dem Vereinsvorstand im Post-, Telefon- oder -mailverkehr stehen, was zur Folge hat, dass persönliche Daten ausgetauscht und archiviert werden müssen. Die Übergabe kann mündlich, schriftlich und in anderer Form erfolgen. Da diese Daten zentral archiviert werden, ist der Verein laut Europäischer Datenschutzverordnung (DSGVO) seit dem 25.05.2018 dazu verpflichtet, alle Mitglieder über die Nutzung und den Umgang mit anfallenden Daten in Kenntnis zu setzen. Selbstverständlich unterliegen diese Daten auch den Bestimmungen des Datenschutzrechtes der Bundesrepublik Deutschland.
Nachfolgend wird erklärt wie der Verein personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet, und welche Rechte die Mitglieder gegenüber dem Ortsverein Hennickendorf e.V. haben und wie von diesen Gebrauch gemacht werden kann.
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie jederzeit den Vereinsvorstand unter vorstand@hennickendorf.com kontaktieren.
Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter
Im Ortsverein Hennickendorf e.V. ist der Vorstand für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien verantwortlich. In Zusammenarbeit mit Juristen aus dem Mitgliederbestand, werden alle Aktualisierungen erarbeitet und umgesetzt.
Adresse: Hennickendorfer Hauptstraße 20, 14947 Nuthe-Urstromtal
Kontakt: verein@hennickendorf.com
Telefon: 033732 40802
Welche Daten werden erhoben und verarbeitet?
Nutzung unserer Webpräsenz
Während des Besuches unserer Internetseite fallen Daten an, die für den Verbindungsaufbau technisch erforderlich sind (Logfiles).
Im Interesse einer einwandfreien Funktion und Bereitstellung der Internetseite, sind diese zwar erforderlich, lassen jedoch nur bedingt eine Rückverfolgung auf die betreffende Person zu.
Um Missbrauch und Angriffe abzuwehren, werden diese Daten, gemäß Artikel 6 Absatz 1 Aufzählung f der DSGVO, bis zu sieben Tage gespeichert und danach für eine Rückverfolgung unbrauchbar gemacht.
Insbesondere betrifft dies:
- Name des Internetproviders
- die zugewiesene IP-Adresse
- das verwendetes Betriebssystem
- der für den Besuch verwendete Webbrowser
- Details über die Website, von der aus der Besuch auf unsere Seite erfolgte
- Angeforderte Daten und transferierte Datenmengen (Downloads, Uploads)
- alle unsere aufgerufenen Seiten inklusive Zeitstempel (Datum, Uhrzeit)
Kontaktformular der Website
Um mit uns in Kontakt zu treten, oder Kommentare auf der Internetseite zu verfassen, müssen Sie folgende Kontaktdaten eingeben:
- Name (auch als Pseudonym möglich)
- E-Mailadresse
- optional die Adresse der eigenen Website
Sollten aus dieser Kontaktaufnahme Geschäftsbeziehungen entstehen, werden diese Daten auch für die ordnungsgemäße Abwicklung von Geschäften (Artikel 6 Absatz 1 Aufzählung b DSGVO) verwendet.
Cookies
Während des Besuches unserer Website werden Cookies verwendet, die Ihr Browser auf Ihrem Zugriffsgerät speichert, insofern Sie Ihre Kalibriereinstellungen nicht entsprechend geändert haben (Artikel 6 Absatz 1 Aufzählung f DSGVO). Cookies sorgen für einen effektiven und komfortablen Besuch von Internetseiten (kürzere Ladezeiten, sicherer Zugriff, mögliche Konfigurationseinstellungen). Session-Cookies werden nach dem Schließen des Browsers automatisch gelöscht. Permanent-Cookies löschen sich automatisch nach einer Gültigkeitsdauer von maximal sechs Monaten. Sollten Sie Cookies ablehnen (Browsereinstellung) können Sie unsere Website trotzdem besuchen.
E-Mailverkehr
Wenn Sie mit uns elektronisch in Korrespondenz stehen, erhalten wir personenbezogene Daten meist über die beigefügten Kontaktangaben.
E-Mailadresse, Name, Telefonnummern und Anschrift sind nur dann für uns relevant, wenn aus diesem E-Mailverkehr eine Vereinszugehörigkeit entsteht oder bereits eine Zugehörigkeit bestand.
E-Mails, aus denen keine nähere Zusammenarbeit entsteht, werden maximal ein Jahr im Posteingang verwahrt und danach gelöscht. Sollten geschäftliche Vereinbarungen aus einer E-Mail ergehen, sind wir verpflichtet, diese Korrespondenz buchhalterisch entsprechend der gesetzlichen handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht zu archivieren (Artikel 6 Absatz 1 Aufzählung b und c DSGVO).
Geschäftsbeziehungen
Im Falle von Geschäftsbeziehungen, fallen in unserem Verein zusätzliche personenbezogene Daten an.
Daten, die zum allgemeinen Geschäftsablauf nötig sind, werden durch den jeweiligen Geschäftspartner selbst zur Verfügung gestellt und dann durch den Vereinsvorstand erfasst und verarbeitet. Die Erhebung kann auch bei eigenständiger Veröffentlichung durch Internetpräsenz, Newsletter-versandt, Briefzustellung oder Verteilung von Kataloge und Zeitschriften nachträglich aktualisiert werden. Eigenständig veröffentlichte Daten werden nur erhoben, wenn bereits geschäftliche Vereinbarungen bestehen (Artikel 6 Absatz 1 Aufzählung b und Artikel 7 Aufzählung 2 und 4 DSGVO).
Im Rahmen der Geschäftsbeziehungen betrifft dies für gewöhnlich folgende personenbezogene Angaben:
- Name, Vorname
- Titel
- Anrede
- Telefonnummern
- Telefaxnummern
- E-Mailadressen
- Anschrift
- Firmenanschrift
- UST-ID-Nr. der Firma
- Homepage der Firma
- weitere Telefon-, Telefax- und E-Mailangaben der Firma
Zahlungsabwicklungen
Zur ordnungsgemäßen Abwicklung der Geschäftsbeziehungen erheben wir Angaben zur Bankverbindung, USt-ID-Nr., Registereinträge und Rechnungsanschriften. Diese stehen im Kontext mit den Daten, die zur Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung erhoben werden und sind für einen ordnungsgemäßen Geschäftsablauf erforderlich. Gesetzliche Verpflichtungen halten uns zur Erhebung und Speicherung dieser Daten an. Die Dauer der Speicherung dieser Daten entspricht gesetzlichen Vorschriften (Artikel 6 Absatz 1 Aufzählung b und c DSGVO).
Wie nutzen wir Ihre Daten?
Webdaten
Personenbezogene Daten, die während des Besuches auf unserer Internetseite entstehenden, werden durch uns nicht gesondert verwendet. Sie dienen dem Schutz vor Angriffen und Betrugsversuchen und werden durch den Provider 1&1 erhoben und automatisch nach Ablauf der jeweiligen Fristen gelöscht oder anonymisiert.
Cookies haben den Zweck, die Funktionalität, die Sicherheit und den Komfort beim Besuch der Internetseite zu verbessern. Wir nutzen Cookies nur für diese Zwecke und erheben daraus keine Daten, die analytisch das Verhalten unserer Webseitenbesucher ermitteln. Session-Cookies löschen sich nach dem Verlassen der Webseite selbst. Technische, permanente Cookies werden nach ihrer Gültigkeitsfrist, die regulär bis zu 6 Monate betragen kann, automatisch gelöscht.
Angaben aus dem Kontaktformular der Webseite verbleiben beim Webseitenprovider und werden mit Hilfe von WordPress-Tools erhoben und gespeichert. Der Besucher entscheidet selbst, ober er reale Daten oder Pseudonyme verwenden möchte und wie detailliert diese Angaben sind, mit denen er sich mit uns in Kontakt setzen möchte. Diese Daten verwenden wir nur zur erneuten Kontaktaufnahme. Erst wenn daraus eine Mitgliedschaft entsteht, werden diese Daten übernommen und zentral verarbeitet. Auch auf dem Provider gespeicherte, personenbezogene Daten sind vor fremden Zugriff geschützt. Durch die Verwendung von WordPress-Tools sind wir in der Lage, diese Daten zu betroffenen Person zu transferieren oder restlos zu löschen, wodurch das „Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO) jederzeit garantiert werden kann.
Daten zur Kommunikation
Um miteinander in Kontakt zu treten, Kontakte zu pflegen und während des Vereinslebens Informationen auszutauschen, erheben wir personenbezogene Daten, die wir zentral speichern, verarbeiten und auf die ausschließlich der Vorstand je nach Bedarf zugreifen kann. Dabei werden diese Daten, zu keinem anderen Zweck verwendet oder verteilt. Elektronischer Schriftverkehr, der personenbezogene Daten beinhalten kann, verbleibt bis zu einem Jahr auf dem Speicherort des Providers. Nach dieser Zeit werden alle E-Mails durch uns lokal archiviert, wenn dies durch steuerrechtliche oder handelsrechtliche Verpflichtungen erforderlich ist. Ein Zugriff auf archivierte Daten findet regulär nicht statt. Ausnahme bildet die Anordnung übergeordneter Stellen, die im Falle gesetzlicher Verpflichtungen ein Extrahieren aus archiviertem Schriftverkehr fordert. Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist personell beschränkt. Nach der notwendigen Belehrung muss eine Erklärung zum Umgang mit Mitgliederdaten unterzeichnet werden. Dadurch kann ein Missbrauch durch Dritte ausgeschlossen. Alle Vorstandsmitglieder mit Zugriffsrechten verwenden personenbezogene Mitgliederdaten (und die zu eventuellen Geschäftspartnern) nur zur Erfüllung des jeweiligen Aufgabenbereiches und werden regelmäßig über den sachgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten belehrt und geschult.
Daten zur Zahlungsabwicklung
Alle zur Zahlungsabwicklung erhobenen Daten sind für den ordnungsgemäßen Abschluss aller geschäftlichen Vereinbarungen und zur Durchsetzung der Zahlungspflicht erforderlich. Diese werden in Briefform oder durch E-Mailversand nur an die rechtmäßigen Empfänger versandt. Buchhalterische Nachweise beinhalten ebenfalls personenbezogene Daten und müssen den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend gespeichert werden. Nach dem Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, werden diese Dokumente vernichtet.
Der Zugriff auf diese Daten unterliegt personellen Zugriffsrechten.
Speicherdauer
Alle erhobenen Daten, die für den jeweiligen, oben aufgeführten Zweck gespeichert wurden, verbleiben für die Dauer der Mitgliedschaft in Verwahrung bei der Vereinsführung. Kontaktdaten und Daten für Zahlungsabwicklungen von Geschäftspartnern, bei denen wiederkehrende Verträge zu erwartet sind (Stammkunden), werden langfristig gespeichert und gepflegt. Der Bestand dieser Daten erfolgt im wechselseitigen Interesse und kann auf Anweisungen durch betroffene Personen gelöscht werden.
Sämtliche Daten, die nicht im Rahmen einer Mitgliedschaft oder für die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehungen erforderlich sind, werden nach Ablauf aller gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflichten gelöscht (Artikel 6 Absatz 1 Aufzählung c der EU-DSGVO).
Speicherort
Sämtliche durch uns erhobene Daten werden auf einem Zentralrechner gespeichert. Wir setzen alle notwendigen technischen Möglichkeiten ein, um den bestmöglichen Schutz der Daten zu gewährleisten.
Ausnahme bilden alle E-Mails, die noch nicht archiviert wurden und Daten, die in Verbindung mit dem Besuch unserer Internetpräsenz stehen. Diese sind auf dem zugewiesenen Speicherplatz des Providers gesichert und entsprechend geschützt. Die Anwendung gängiger Verschlüsselungstechnologien bietet hier jedoch bestmöglichen Schutz während des Transfers.
Weitergabe an Dritte
In Einzelfällen dürfen, auch ohne die Einholung einer Einwilligung, Name, Anschrift und (im Falle bestehender Geschäftsbeziehungen) die USt-ID-Nr. weitergeleitet werden, wenn beispielsweise eine Betrugspräventionen dies erfordert oder eine Strafverfolgungsabsicht vorliegt (§ 505a und 506 Bürgerliches Gesetzbuch).
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte, die im Rahmen auferlegter Rechtsvorschriften übergeordneter Stellen (Aufsichtsbehörden) erforderlich ist, muss nicht beantragt werden (Artikel 23 DSGVO).
Es erfolgt keine Weitergabe von personenbezogenen Daten außerhalb der oben formulierten Fälle, ohne dass eine Einwilligung hierzu eingeholt und ein entsprechender Nachweis zur Einwilligung erstellt wurde.
Alle von uns erhobenen, lokalen Daten werden nicht in Länder, außerhalb der Europäischen Union versendet.
Sollten spezielle, noch unabsehbare Umstände dies erfordern, werden wir gesondert darauf hinweisen und die entsprechende Einwilligung einholen.
Ihre Rechte bezüglich Ihrer Daten
Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
Sie können sich als betroffene Person jederzeit Informationen darüber einholen, ob und welche personenbezogenen Daten von uns erfasst und verarbeitet werden (Artikel 15 Absatz 1 DSGVO). Insbesondere betrifft dies auch den Bearbeitungszweck, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Dauer der Speicherung (insofern möglich), die Empfänger Ihrer Daten und alle verfügbaren Informationen zur Herkunft der Daten. Nutzen Sie hierfür die Kontaktangaben zum Vereinsvorstand.
Berichtigung personenbezogenen Daten
Als betroffene Person haben Sie das Recht, unrichtige personenbezogene Angaben unverzüglich berichtigen zu lassen (Artikel 16 DSGVO).
Löschung
Insofern keine rechtlichen Verpflichtungen bestehen, welche die Speicherung personenbezogenen Daten voraussetzen, können Sie als betroffene Person, eine unverzügliche Löschung veranlassen, zu dessen Ausführung wir verpflichtet sind (Artikel 17 Absatz 1). Hierdurch werden automatisch alle Einwilligungen widerrufen, die uns zuvor erteilt wurden. Daten die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, sind von der Pflicht zur unverzüglichen Löschung ausgenommen (Artikel 17 Absatz 3 Aufzählung e DSGVO), und werden erst nach Ablauf bestehender Rechtsansprüche gelöscht.
Einschränkung der Verarbeitung
Betroffene Personen haben, abweichend vom Recht auf Löschung, das Recht, die Verarbeitung von gespeicherten, personenbezogenen Daten einzuschränken. Eine weitere Verarbeitung dieser Daten findet dann grundsätzlich nicht mehr statt. Die erwirkte Einschränkung kann jedoch durch uns, auf Grund von Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von bestehenden Rechtsansprüchen, aufgehoben werden. Die betroffene Person wird jedoch in diesem Fall, vor der Verarbeitung ihrer betroffenen Daten, darüber unterrichtet (Artikel 18 Absatz 1, 2 und 3 DSGVO).
Recht auf Datenübertragbarkeit
Bereitgestellte, personenbezogene Daten, können von den betroffenen Personen jederzeit eingefordert werden. In einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format stellen wir diese dann zur Verfügung, insofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Artikel 20 Absatz 1 Aufzählung a und b DSGVO). Je nach Anordnung der betroffenen Person, werden die zu übertragenden Daten auch direkt an andere Verantwortliche weiter übertragen, soweit dies technisch machbar ist.
Automatisierte Entscheidungsfindungen
Entscheidungen, die einer Erhebung, Speicherung oder Verarbeitung personenbezogener Daten zu Grunde liegen können, werden bei uns nicht automatisiert.
Sichere Übertragung von Daten
Auf unserem Zentralrechner gespeicherte Daten, sind nach dem derzeitigen Stand der technologischen Möglichkeiten, vor Fremdzugriff und Manipulation geschützt. Der Datenaustausch über die Webseite erfolgt mit entsprechender Verschlüsselungstechnologie. Beachten Sie bitte, dass personenbezogene oder andere sensible Daten, die Sie über Ihr E-Mailkonto an uns weiterleiten, zu jeder Zeit Angriffen von außerhalb ausgesetzt sein können. Im Zweifel können Sie uns Ihre Kontaktdaten auch mittels postalischen Briefverkehrs übermitteln, wenn sie hier den maximalen Schutz wünschen.
Fragen zum Datenschutz
Sollten Sie weitere Informationen oder nähere Erläuterungen benötigen, kontaktieren Sie uns unter vorstand@hennickendorf.com.
Der Vorstand des Ortsvereins Hennickendorf e.V.
Stand Juni 2018